Opzet en implementatie Regionaal Data Platform.
Scamander heeft Serviceorganisatie Jeugd Zuid-Holland Zuid (SOJ ZHZ) en Dienst Gezondheid & Jeugd (DG&J) geholpen de informatievoorziening op het gebied van Jeugdhulp voor de regio te optimaliseren. Hiervoor is de samenwerking opgezocht in de regio en is gebruik gemaakt van het aanwezige cloud-based regionale Data Platform. Door het uitvoeren van een Proof of Concept is de toegevoegde waarde hiervan aangetoond. Inmiddels zijn verschillende dashboards voor informatievoorziening gerealiseerd, zoals het realtime gemeentedashboard Zuid-Holland Zuid dat online toegankelijk is voor de betrokken gemeenten. Door de samenwerking in de regio wordt er met de verschillende organisaties domeinoverstijgend gewerkt met data, wat vanuit het sociale domein een veelgevraagde wens is.
Ben Hendrikx, manager Informatievoorziening en ICT bij DG&J:
“Bij het uitvoeren van de Proof of Concept (PoC) liet Scamander zien dat ze niet alleen technische kennis, maar ook de juiste kennis van de materie en het domein waarin we werkzaam zijn in huis hebben. Ik was behoorlijk onder de indruk van het succes en de relatief korte doorlooptijd van de PoC. Dit geeft mij het vertrouwen dat we met de juiste partij in zee zijn gegaan.”
De aanleiding
Serviceorganisatie Jeugd Zuid-Holland Zuid (SOJ ZHZ) is onderdeel van de Dienst Gezondheid en Jeugd (DG&J). Het is een regieorganisatie die sturing op jeugdhulp mogelijk maakt. Ze draagt namens 10 gemeenten in regio Zuid-Holland Zuid zorg voor het inkopen en contracteren van de regionale zorgmarkt, budgetbeheersing, informatievoorziening en contractmanagement. De Serviceorganisatie is daarmee de spin in het web in een complexe omgeving met gemeenten, Stichting Jeugdteams, sociale wijkteams en jeugdhulpaanbieders. De Serviceorganisatie is actief in meerdere gemeenten: Alblasserdam, Dordrecht, Gorinchem, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Hoeksche Waard, Molenlanden, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht.
SOJ ZHZ heeft een taak en verantwoordelijkheid voor een correcte en tijdige informatievoorziening op het gebied van Jeugdhulp naar de 10 gemeenten van de regio Zuid-Holland Zuid. SOJ ZHZ wil deze informatievoorziening graag optimaliseren, voor zowel het leveringsproces als het bieden van aanvullende informatie door analyse en duiding met meerwaarde.
De informatievoorziening die SOJ ZHZ leverde aan de gemeenten, was eind 2018 grotendeels een handmatig proces. Zo werd er eens per maand ruwe data uit verschillende bronnen verzameld voor rapportage, wat handmatig in een factsheet werd gezet. Naast het feit dat dit een tijdrovend en foutgevoelig proces was, was het een momentopname en was het lastig om gegevens van vorige maanden goed met elkaar te vergelijken om de voortgang te bewaken.
Ben Hendrikx, Manager Informatievoorziening en ICT van de Dienst Gezondheid en Jeugd, heeft voor het verbeteren en automatiseren van de informatievoorziening de samenwerking opgezocht in de regio. In de regio Drechtsteden heeft Scamander voor en met de Sociale Dienst Drechtsteden en Gemeente Dordrecht een could-based regionaal Data Platform gerealiseerd. Een samenwerking bood SOJ ZHZ met Scamander een betrouwbare partner met domeinkennis en de voordelen van gedeelde resources in de regio Drechtsteden. Zo was er ook direct de mogelijkheid om met de verschillende organisaties domeinoverstijgend aan de slag te gaan met data, wat vanuit het sociale domein al geruime tijd een veelgevraagde wens was.
De aanpak
Als eerste stap is SOJ ZHZ eind 2018 zelf samen met Scamander met een Proof of Concept (PoC) gestart. In deze PoC werd de aangeleverde data uit verschillende bronnen ingelezen in het regionale Data Platform voor het genereren van de maandelijkse factsheet.
De PoC is begin 2019 met succes en naar volle tevredenheid afgerond. Hiermee werd de waarde van een data-omgeving en het automatiseren van het informatieproces aangetoond. Vervolgens heeft Scamander het regionale Data Platform in een aantal stappen zo ingericht dat er structureel en geautomatiseerd data wordt ontsloten voor de informatievoorziening van SOJ ZHZ naar de gemeenten van Zuid-Holland Zuid.
Hierbij werd aandacht besteed aan de nodige inrichting en afstemming van Data Governance afspraken en documenten. Denk aan een Verwerkersovereenkomst (VWO) en Gegevensleveringsovereenkomst (GLO). Ook zijn er maatregelen getroffen om privacy en security van SOJ ZHZ data binnen het regionale Data Platform te waarborgen. Zo wordt er samengewerkt met ZorgTTP voor het pseudonimiseren van privacygevoelige gegevens. De Scamander Datawarehouse Generator is gebruikt om datamodelleerprocessen te versnellen en de Scamander Datakwaliteitstool stuurt iedere nacht een mail over de controles die zijn uitgevoerd, waar een data analist of gegevensmakelaar naar kan handelen.
De resultaten
Door gebruik te maken van het regionale Data Platform, kan SOJ ZHZ profiteren van een gedegen data- en rapportageomgeving, inclusief beheerplan en Data Management processen.
Halverwege 2019 is de maandelijkse factsheet vervangen door een nieuwe manier van rapporteren: het SOJ Gemeentedashboard Zuid-Holland Zuid. Dit dashboard wordt dagelijks ververst en geeft realtime inzicht in de ontwikkeling op de verschillende terreinen door gebruik van grafieken en tijdslijnen. Dit Gemeentedashboard is ook online beschikbaar en toegankelijk voor de betrokken gemeenten en overige stakeholders. Het Gemeentedashboard wordt continue doorontwikkeld en aangevuld met nieuwe functionaliteiten en relevante databronnen.
Naast het Gemeentedashboard, heeft SOJ ZHZ met ondersteuning van Scamander inmiddels meerdere dashboards gerealiseerd voor de informatievoorziening, zoals:
- Aanbiedersbeeld
- Datakwaliteitscontroles
- Rapportgebruik
- Declaratiedashboard voor de controllers van de gemeenten
Daarnaast wordt er één keer in de maand een databijeenkomst georganiseerd door de data adviseurs en analisten van de SOJ ZHZ. Dit is een sessie voor de inhoudelijke gebruikers van informatievoorziening vanuit alle aangesloten partijen, zoals beleidsmedewerkers, gebiedsmanagers van stichting jeugdteams en financiële professionals. Hier wordt in verdere analyse en duiding van data voorzien voor extra inzicht en worden nieuwe updates, nieuwe functionaliteit en tips over gebruik van dashboards gedeeld. Ook wordt hier geïnventariseerd of er aanvullende wensen zijn voor de informatievoorziening en wat de prangende vragen zijn. Op deze manier kan er ook echt verbindend worden gewerkt.
Om het gebruik van data voor informatievoorziening extra te stimuleren, wilde SOJ ZHZ de medewerkers zoveel mogelijk zelf gebruik laten maken van het regionale Data Platform. Hierbij worden de medewerkers ondersteund door het Smart Data Center, onderdeel van het onderzoekscentrum Drechtsteden van servicegemeente Dordrecht. Zij voeren in samenwerking met Scamander de regie over het cloud-based Data Platform en de doorontwikkeling ervan.
Volgende stap
Op 1 april 2022 is de Serviceorganisatie Jeugd Zuid-Holland Zuid onderdeel van de Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid (DG&J ZHZ) en vormt het nieuwe cluster Gezond & Veilig Opgroeien. Er is op dit moment één integrale afdeling voor informatievoorziening en ICT die voor de gehele Dienst Gezondheid & Jeugd gaat werken. Met het schaalbare regionale Data Platform dat door Scamander is gerealiseerd heeft DG&J de middelen in handen om de informatievoorziening uniform en integraal in de organisatie te implementeren en naar een hoger plan te tillen.
Een eerste stap in de samenwerking met de gehele Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid op het gebied van data is in 2021 al gestart met het onderzoek naar welke informatie, in de vorm van systemen en data, er binnen de gehele Dienst aanwezig is op de themagebieden onderwijs, gezondheid en Veilig Thuis. Geconstateerd is dat de aanwezige informatie en data gefragmenteerd in de organisatie en systemen aanwezig is. Door deze data te centraliseren en waar mogelijk binnen de juridische en ethische kaders te combineren, valt er veel toegevoegde waarde uit de data te behalen. Er is gestart met het ontsluiten van data over verzuim en voortijdig schoolverlaten vanuit het thema onderwijs. De relevante data is verzameld en ontsloten op het regionale Data Platform. Hiermee is een dashboard gerealiseerd dat deelnemende gemeenten en de desbetreffende beleidsadviseurs realtime toegang geeft tot dagelijks ververste gegevens en trendanalyses. Op dit moment vindt er de implementatie plaats van de data op het dataplatform voor de organisatieonderdelen Veilig Thuis en Openbare Geestelijke Gezondheids Zorg (OGGZ). Naar verwachting zal dit in begin 2023 opgeleverd worden.
Voorbeelden van gerealiseerde informatievoorziening
Gemeentedashboard – ontwikkeling declaraties per maand
Gemeentedashboard – gemiddelde kosten per jeugdige inwoner
Dashboard verzuim en vroegtijdig schoolverlaten – vrijstelling en vervangende leerplicht
