Scamander heeft IBD geholpen om datagedreven werken naar een hoger plan te trekken, waarbij data gebruikt wordt om transparant en onderbouwd te sturen en beleid in te richten. Door eerst een Proof of Concept (PoC) uit te voeren is de daadwerkelijke toegevoegde waarde van datagedreven werken voor de bedrijfsvoering aangetoond. IBD kon hiervoor aansluiten bij het Regionale Data Platform in de regio Drechtsteden. De succesvolle PoC toonde aan dat het automatiseren van de datastroom zorgt voor efficiëntie, het voorkomen van fouten en volledigere stuurinformatie. Daarom is overgegaan tot een implementatietraject, waarbij rekening is gehouden met groei en toekomstige informatievragen.
Joris van de Looij, Directeur Ingenieursbureau Drechtsteden:
“Ik zie datagedreven werken als een belangrijk onderdeel van onze manier van werken. Scamander is daarvoor een professionele partner. Ze hebben aantoonbare kennis van zaken en maken duidelijke en heldere afspraken. Daarbij is het ook prettig met ze samenwerken.”
De aanleiding: waarom op reis?
Het Ingenieursbureau Drechtsteden brengt jaarlijks zo’n 250 projecten en ideeën tot uitvoering voor de 289.000 inwoners van de zeven Drechtsteden gemeenten. Het doel is deze projecten met hoge kwaliteit en tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten te realiseren. Transparantie en openheid van de werkwijze, van begin tot het eind, zijn belangrijke kernwaarden. Hiervoor wil IBD gebruik maken van data om transparant en onderbouwd te sturen en beleid in te richten. Het IBD is daarom op zoek naar actuele en inzichtrijke informatie. Zoveel mogelijk geautomatiseerd, om foutief handelen uit te sluiten. Dat betekent dat bij beleidsvoorbereiding, -monitoring en -evaluatie de ideeën en visies hand in hand gaan met (data)feiten. Dit helpt het IBD om beleid en besturing effectiever en efficiënter vorm te geven. We noemen dit datagestuurd ofwel datagedreven werken.
De uiteindelijke ambitie is om op een toekomstbestendig platform in opvolgende projecten data klaar te kunnen zetten, te koppelen en actuele rapportages te ontwikkelen vanuit steeds meer bronapplicaties. Om datagedreven werken binnen de organisatie naar een hoger plan te tillen was aansluiting op het operationele integrale Data Platform van het Onderzoekcentrum Drechtsteden daarom een logische stap. In de toekomst wordt dan geprofiteerd van mogelijkheden om integrale dashboards en informatie te genereren; bijvoorbeeld met betrekking tot ontwikkeling en beheer van de openbare ruimte.
Tot slot ambieerde de organisatie zelf meer kennis en kunde in huis te krijgen om (door)ontwikkelwerkzaamheden betreft het ontsluiten, modelleren en rapporteren van data te realiseren.
De reisaanpak
Proof of Concept
Er is door Scamander eerst een Proof of Concept (PoC) uitgevoerd om de daadwerkelijke toegevoegde waarde van datagedreven werken voor de bedrijfsvoering te laten zien en ervaren. Tijdens deze Proof of Concept is advies gegeven over en praktijktoetsing gedaan voor:
- de mogelijkheden tot aansluiting op het Dataplatform Drechtsteden, met oog voor de datagedreven werken visie;
- de meerwaarde van automatisering van de datastroom voor efficiëntie, het voorkomen van fouten en volledigere stuurinformatie;
- de waarde van visualisatie via Power BI voor het management en projectregisseurs/teamleiders. Denk aan: meer actueel inzicht zoals de werkvoorraad, grip op urenregistratie zoals tijdig en correct invullen van de uren en het kunnen vergelijken van zelf te kiezen termijnen t.o.v. een statisch document.
Voor het samenstellen van de maandelijkse management informatie maakt het IBD gebruik van verschillende gegevensbronnen, waaronder: Oracle databases, Key2Finance, Cognos en Excel registraties. Er is eenmalig aangetoond dat deze gegevens, die gebruikt worden voor de managementinformatierapportage, ook via Power BI gevisualiseerd en weergeven konden worden. De data waarmee de Excels gevoed werden kwamen grotendeels uit een bronapplicatie Assistance. De PoC toonde aan dat deze bron uitstekend direct op het Dataplatform ontsloten kon worden voor een optimaal automatiseringsproces.
Implementatie
Op basis van het succes van de Proof of Concept, heeft Scamander deze manier van werken voor IBD geïmplementeerd. Daarbij worden ook de bronapplicatie Assistance en een 20-tal aanvullende Excel tabellen ontsloten. Voor de implementatie is de juiste data infrastructuur aangelegd, waarbij de databases, de benodigde tooling en de datastromen zo zijn ingericht dat ze naadloos aansluiten op het Regionale Dataplatform Drechtsteden. Er is afgestemd welke data exact nodig is uit de bronapplicatie(s), waarbij al rekening is gehouden met groei en toekomstige informatievragen, en er is een datamodel ontwikkeld voor de projectgestuurde organisatie van IBD. Vervolgens zijn de rapportages en dashboards gerealiseerd, waarbij de data analisten van IBD zijn meegenomen in het ontwikkelproces. Data security en privacy zijn, door onder andere Gegevensleveringsovereenkomsten en pseudonimiseren via ZorgTTP, ingeregeld. De Scamander Datawarehouse Generator is gebruikt voor het versnellen van het inlezen en modelleren van de data uit de bronapplicatie naar het Dataplatform. Ook is er gezorgd voor de juiste opleidingen en workshops, voor het ontwikkelen en het gebruik van de ontwikkelde dashboards. De IBD data-omgeving is, net als het Regionale Data Platform in de regio Drechtsteden, door Scamander in beheer genomen.
De resultaten: bestemming bereikt
Begin 2020 zijn de mogelijkheden om de managementinformatie geautomatiseerd en geoptimaliseerd aan te bieden in een Proof of Concept (PoC) onderzocht en aangetoond.
De succesvolle PoC resulteerde in een implementatietraject. Deze implementatie bestond uit het gezamenlijk behalen van de volgende resultaten:
- Realisatie van een structurele ontsluiting van de gegevens uit de bronapplicatie Assistance naar het Regionale Data Platform in de regio Drechtsteden.
- Vervanging van de huidige handmatige management rapportages in Excel door een dagelijks bijgewerkte Power BI rapportage. Het toevoegen van contextinformatie en duiding speelde hierbij een belangrijke rol.
- Toekomstvastheid van de oplossing is geborgd door het voorbereiden van de dataomgeving op aanvullingen van gegevens uit andere systemen.
- Inregelen van de benodigde Data Governance processen zoals een Gegevensleveringsovereenkomst (GLO), aangepaste Verwerkingsovereenkomst (VWO), autorisatiestructuur en pseudonimiseringsproces via ZorgTTP.
- Overdracht van kennis. Door gedurende het gehele project medewerkers van IBD te betrekken bij het ontwerp en de realisatie, wordt de kennis overgedragen en binnen het IBD geborgd. Door ondersteuning en opleiding van medewerkers van IBD kunnen zelfstandig rapportages worden gemaakt.
Voorbeelden van IBD dashboards
