Scamander heeft TU/e, dat werkt aan een professionaliseringstraject rondom informatievoorziening, voorzien van en helder advies over de invulling van Data Management. Er is een duidelijk takenpakket gedefinieerd, zodat de beoogde medewerkers binnen de TU/e deze rollen snel en effectief kunnen invullen.
Merle Rodenburg, Hoofd BI bij TU/e:
“Als universiteit waar innovatie begint, is professionele informatievoorziening steeds belangrijker in de ondersteuning van onze primaire processen onderwijs en onderzoek. In Scamander hebben we een professionele Data Management partner gevonden die ons binnen een kort tijdsbestek van een concreet advies heeft voorzien, waar wij zelf op kunnen voortbouwen.”
De aanleiding: waarom op reis?
De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) is een onderzoeksuniversiteit, gespecialiseerd in engineering science & technology die zich profileert zich als de universiteit waar innovatie begint. TU/e werkt aan een professionaliseringstraject rondom informatievoorziening. Een onderdeel van dit traject is een lopend BI programma, waarin een corporate BI oplossing wordt geïmplementeerd en een BI Competence Center is opgericht. Daarnaast onderzoekt men welke andere rollen in de organisatie moeten worden aangesteld om de keten van informatievoorziening te professionaliseren. Een van deze rollen is die van gegevenscoördinator. Deze gegevenscoördinator moet zorgen voor het verbeteren en borgen van datakwaliteit in ketenprocessen. Hierbij wordt gekeken naar datakwaliteit in de brede zin van het woord, inclusief kwaliteitseisen, zodat alle TU/e data betrouwbaar is en ook bruikbaar voor analyse ter verbetering van de bedrijfsprocessen. De TU/e heeft Data Management expert Scamander gevraagd om een advies te geven over de benodigde werkzaamheden van een gegevenscoördinator voor de gehele organisatie en dit te vertalen naar een concrete invulling van deze werkzaamheden in de verschillende domeinen van de TU/e.
De reisaanpak
Om een gedegen en scherp advies te kunnen geven, is Scamander gestart met een bron- en documentenstudie en een 10-tal interviews met de TU/e stakeholders. De interviewvragen waren gericht op het verkrijgen van inzicht in de belangrijkste issues en risico’s op het gebied van datakwaliteit. Daarbij verkenden de interviewvragen mogelijke keuzes, kansen en eventuele andere mogelijkheden op dit vlak. Vervolgens is er in een workshop met de stakeholders onderzocht hoe Data Management bij de TU/e is ingericht. Tijdens deze workshop werd gebruik gemaakt van het Scamander Datapoly spel, waarmee je spelenderwijs inspiratie opdoet voor het nut en de noodzaak van integraal Data Management.
De verkregen input uit studie, interviews en de workshop is verwerkt tot een raamwerk van taken voor de gegevenscoördinator. Dit raamwerk is gepresenteerd aan en besproken met de TU/e stakeholders.
De resultaten: bestemming bereikt
Door de aanpak van Scamander is een beeld van integraal Data Management geschetst en zijn stakeholders zich nog meer bewust van het nut en de noodzaak hiervan. Scamander heeft geadviseerd om gegevensmanagement te beleggen in een rol en niet in een losstaande functie. De rol van gegevenscoördinator wordt decentraal belegd, waarbij er per domein (vijf) van de TU/e een coördinator is. Deze gegevenscoördinatoren hebben inhoudelijke kennis van de processen, data en applicaties die worden gebruikt in hun domein. Voorbeelden zijn personeelszaken of de financiële afdeling. Vervolgens zorgt een centrale Coördinator gegevensmanagement ervoor dat de domein overstijgende kwaliteits- en definitieproblemen rondom data worden geadresseerd, dat er kaders en richtlijnen worden opgesteld en dat er beslissingen genomen worden op basis van de bevindingen van de gegevenscoördinatoren. Ook is de coördinator de centrale vraagbaak op dit gebied en zorgt voor een brede bewustwording van het nut en de noodzaak van Data Management. Voor deze rol heeft de TU/e op dit moment een vacature uitstaan.
Met het advies heeft Scamander een helder takenpakket gedefinieerd, zodat de beoogde medewerkers binnen de TU/e deze rollen snel en effectief kunnen invullen. Met deze aanpak zorgt TU/e ervoor dat de datakwaliteit in de ketenprocessen en in de hele organisatie naar een hoger niveau wordt getrokken doordat de verantwoordelijkheden duidelijk zijn belegd, eventuele problemen proactief worden opgelost en alle betrokken zich bewust zijn van de noodzaak van datakwaliteit. Zo kan de TU/e de data inzetten voor heldere bedrijfsrapportage en informatievoorziening.
