De ingrediënten voor een succesvol Business Intelligence project

In de zomermaanden zijn we maar al te graag aan het barbecueën. Onze gedachten dwalen daardoor wel eens af van werk gerelateerde zaken zoals de deadline van het project waar je mee bezig bent en de taken die je daarvoor nog moet afronden. In deze blog maken we een mooie vergelijking tussen barbecueën en de ingrediënten die je nodig hebt voor een succesvol project.

Nu heeft elk project zijn eigen ingrediënten voor succes. In sommige gevallen zijn deze helder en al direct aanwezig bij de start van het project. In veel gevallen merken we echter dat ze nog onbekend, niet aanwezig of wel aanwezig maar overbodig zijn. Welke stappen ga je dan zetten om alsnog de juiste ingrediënten aan het project toe te voegen?

Wat gaan we bereiden?

Voordat we kunnen bepalen wat de juiste ingrediënten zijn, moeten we eerst weten wat het doel is. Wat gaan we bereiden? Een hamburger, pulled pork of een echte Amerikaanse brisket?! Zelfs als het doel heel duidelijk is, helpt het om te vragen waarom je dit doel wilt bereiken en om vast na te denken wat daar dan voor nodig is.

Kaders

Met een helder doel voor ogen en de antwoorden op de bovenstaande vragen, gaan we de kaders van het project opstellen. Zoals: Voor hoeveel personen gaan we koken? Hoeveel tijd mag eraan besteed worden? In welke staat moet het eindproduct worden opgeleverd? Rare, medium of well-done? Een kader helpt je jouw proces te sturen en een keuze te maken welke ingrediënten je gaat gebruiken. Kom je tijdens het project buiten het gestelde kader, bijvoorbeeld omdat het ontwikkelen van een bepaalde functionaliteit meer tijd in beslag neemt dan verwacht, controleer dan of dit acceptabel is en of hierdoor de ingrediënten die je nodig hebt veranderen. Mogelijke overwegingen: Laten we de deadline staan en parkeren we die bepaalde functionaliteit? Of is die functionaliteit heel belangrijk en schuiven we de deadline op?

Randvoorwaarden

Vervolgens gaan we randvoorwaarden stellen. Dit ondersteunt je jouw gekozen ingrediënten te verantwoorden en helpt om problemen te voorkomen. Als je het perfecte stukje vlees bijvoorbeeld alleen maar met een hele grote barbecue kunt bereiden, zorg dan dat dit een randvoorwaarde wordt.

Welke ingrediënten heb je nodig?

Het doel, het kader en de randvoorwaarden zijn nu helder. Hoe bepaal je op basis hiervan nu welke ingrediënten tot een succes leiden? Aan de hand van een concreet voorbeeld, het opzetten van een nieuw Data Platform, geven we een paar suggesties:

• Het realisatieteam. Een team bestaat veelal uit een projectleider, informatieanalisten, ontwikkelaars en testers. Hierbij horen ook mensen met oog op de bedrijfsprocessen. Het product moet tenslotte meerwaarde leveren én gebruikt gaan worden.
• De juiste kennis op het juiste moment. Dit sluit aan op de bovenstaande verschillende profielen. Wanneer er bijvoorbeeld bij het opstarten van een Data Platform nog een samenwerkings-, gegevensleverings- of verwerkingsovereenkomst getekend moet worden, dan heb je nog niet direct ontwikkelaars nodig.
• Een ontwikkelmethode. Een agile ontwikkelmethode zoals SCRUM werkt goed om tijdens het project bij te sturen en wanneer nodig de prioriteiten te wisselen.
• Tooling. Je hebt software nodig om mee te ontwikkelen, maar ook om wat je oplevert in stand te houden. Denk bijvoorbeeld aan servers en databases die de rapporten nodig hebben.
• Gegevensbronnen. Een belangrijk ingrediënt voor een Data Platform. Denk aan een gegevensset van het CBS die de statische informatie bevat om een prognose af te ronden of juist een HR pakket waarmee je personeelsdata kunt gebruiken

Welke ingrediënten zijn aanwezig?

De volgende stap is bekijken welke van de benodigde ingrediënten al aanwezig zijn. Heb je de kennis beschikbaar om het project te laten slagen? Is je huidige database geschikt voor een uitbreiding of voor een nieuwe ontwikkeling? Neem de tijd om te inventariseren wat je al hebt, want hiermee kunnen onnodige uitgaven en kostbare tijd worden bespaard.

Het kan natuurlijk ook voorkomen dat eerder gekozen tooling niet geschikt blijkt of misschien niet nodig als het project al is begonnen. Neem dan een stap terug en bedenk opnieuw welke ingrediënten je nú nodig hebt.

Let’s cook!

Met de juiste ingrediënten paraat of in aantocht kun je starten met het project. Maar kun je het doel zonder problemen bereiken? En wat doe je als er iets fout gaat?

Wanneer we het project weer vergelijken met barbecueën: bij elke uitdaging kun je je afvragen of je bijvoorbeeld de temperatuur kunt verlagen of juist verhogen. Of in projecttermen: Voer je het tempo op om verloren tijd in te halen? Of kun je de deadline uitstellen? Een stap terug nemen hoeft bijvoorbeeld geen probleem te zijn als je dit op een ander punt kunt opvangen. Een voorbeeld: Tijdens het ontwikkelen wordt er een fout in de code gevonden. Om de fout op te lossen kan er worden gekozen voor het uitstellen van de deadline of om wat langer door te werken. De code kan mogelijk ook worden uitgesloten waardoor de deadline niet verplaatst hoeft te worden. De fout kan dan op een later moment worden opgelost.

Loopt het project voorspoedig? Blijf dan nog steeds je ingrediënten controleren! Mogelijk heb je een te dure server in gebruik en kun je met minder vooruit om kosten te besparen. Of kun je met een ontwikkelaar minder dezelfde kwaliteit leveren. De vrijgekomen ontwikkelaar kan dan wellicht werken aan aanvullende functionaliteit of worden ingezet op een ander project.

Hierbij wel een belangrijke tip: “If you’re lookin’, you’re not cookin’!”. Te vaak je vlees inspecteren zorgt er niet voor dat het sneller gaar wordt. Oftewel, blijf altijd meters maken en creëer geen valkuil door téveel te monitoren of bij te sturen.

En dan nu snel beginnen met bereiden! Eet smakelijk voor straks.

Kunnen wij je helpen?

Loop je vast met je Business Intelligence project of heb je vragen over de benodigde ingrediënten voor jouw project? Neem dan zeker contact op met mij (svissenberg@scamander.com) of met Scamander. We staan klaar voor al jullie data én barbecue vraagstukken.

Sander Vissenberg
Business Intelligence Consultant

Deel dit met uw volgers