De databoekhouding

Metadata als fundament voor fatsoenlijk Data Management.

Alle organisaties voeren een boekhouding op basis waarvan er winst- en verliesrekeningen, staten van baten en lasten en prognoses worden opgesteld. Deze boekhouding geeft inzicht in de financiële stand van zaken van een organisatie. Enerzijds omdat de wet compliance vereist, anderzijds omdat een organisatie een rapportage- of verantwoordingsplicht kent richting de overheid (bijvoorbeeld de Belastingdienst), Raad van Bestuur, toezichthouders en natuurlijk de aandeelhouders. Ook wordt een organisatie in staat gesteld om op basis van de financiële feiten de organisatie te besturen en waar nodig bij te sturen.

Dat organisaties een nauwgezette boekhouding voeren vinden we een normale gang van zaken. De afgelopen decennia zijn bijna alle bedrijfsvoeringen in meer of mindere mate geïnformatiseerd. Met het gevolg dat de bedrijfsvoering anno 2024 een sterke afhankelijkheid heeft gecreëerd van het (bij)product van deze informatisering: data. Organisaties spreken de ambitie uit datagedreven te willen werken, waarbij data de basis vormt om tot besluitvorming te komen.

Maar hoe compliant en transparant zijn organisaties als het gaat om het gebruik van data? Denk hierbij aan het toepassen van de Europese verordeningen zoals GDPR en de AI Act. En hoe is het gesteld met de data-ethiek? En hebben we zicht op de doelbinding, dus waarom er ergens data voor wordt gebruikt? En kunnen organisaties transparantie bieden als het gaat om de gegevens van de burgers en bedrijven waarmee zij werken? Heeft een organisatie wel voldoende gevoel voor de data waarop strategische beslissingen worden genomen?

De databoekhouding: metadata

Om grip te krijgen op de data in de organisatie, is het nodig een goede administratie te voeren over het datagebruik binnen de organisatie. Deze administratie noemen we de metadata. Op basis van deze metadata, ofwel databoekhouding, kun je verantwoording afleggen over de beschikbare data en het gebruik van deze data in de organisatie. Richting de gebruikers van de gegevens, zodat de gebruikers begrijpen wat de betekenis van de data is en dat de data rechtmatig en ethisch wordt gebruikt. En richting de toezichthouders en zeker ook richting de burgers en bedrijven waarvan de data wordt verwerkt.

De 5 W’s + H van metadata

Hoe komen we tot een goede databoekhouding? Welke gegevens over het datagebruik horen thuis is deze boekhouding? En hoe komt metadata tot stand? Metadata is informatie over de data, dus dezelfde methodieken om de informatiebehoefte te bepalen zijn hier van toepassing. Een van deze methodieken is bekend onder de naam De 5W’s + 1H en komt voort uit de informatievergaring zoals de journalistiek maar ook bijvoorbeeld de informatieanalyse. 5W + 1H staat voor “wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe”. Dit zijn de fundamentele vragen die als hulpmiddel gebruikt worden om duidelijkheid te creëren over de context rondom een feitelijke situatie.

• Wie: De “Wie” vraag richt zich op het subject of vanuit welke rol het subject handelt.
• Wat: Met de “Wat” vraag gaan we op zoek naar de onderwerpen, dus de objecten en gebeurtenissen, waarover we gegevens verzamelen.
• Waar: De “Waar” vraag gaat op zoek naar de fysieke of logische locatie van het object of subject. Een logische locatie is bijvoorbeeld een verwijzing naar een locatie in de digitale wereld.
• Wanneer: Wanneer gaat over de tijdsaanduiding. Afhankelijk van de behoefte aan nauwkeurigheid kan deze tijdsaanduiding grofmazig (bijvoorbeeld jaar, maand) of fijnmazig (seconde, milliseconde) zijn.
• Waarom: Deze vraag zoekt naar de redenen of oorzaken. Waarom is iets relevant? Waarom is iets gebeurd?
• Hoe: Hoe gaat in op de handeling(en) die verricht worden of zijn verricht met als doel iets voor te schrijven, te verklaren of te verantwoorden.

Context van de Data levenscyclus

Deze 5W’s + 1H vragen kunnen we stellen in de context van de fasen in de Data Levencyclus: Plan, Design & Enable, Create/Obtain, Store/Maintain, Use, Enhance, Dispose of. Hieronder worden een aantal voorbeelden van metavragen gegeven:

• Design: Wat is de betekenis van een zeker gegeven? Wat is de structuur van de data – het datamodel? Welke methodiek wordt gebruikt?
• Create: Wat is de bron van de data? Wie heeft de data gecreëerd? Wanneer is de data gecreëerd?
• Store: Op welke locatie wordt de data opgeslagen?
• Use: Hoe is de toegang tot de data georganiseerd? Welke (beveiligings)procedures worden gehanteerd? Met welk doel wordt de data verwerkt of gedeeld met (externe) gegevenspartners?
• Dispose of: Welke bewaartermijnen zijn van toepassing op de data, hoe worden deze gehandhaafd ?

Integrale aanpak

Metadata is dus data in de context van data. Er is een groeiend besef dat een Data Management initiatief minimaal een administratief component moet bevatten om het initiatief succesvol te kunnen laten zijn. Ondertussen zijn er talloze tools beschikbaar die het voeren van een databoekhouding ondersteunen. Denk hierbij aan applicaties waarmee een Business Glossary, een datamodel of gegevenstoegangbeheer wordt opgesteld of beheerd. Dit zijn vaak losse oplossingen met eigen administraties (repositories) met als resultaat een versnipperd metadatalandschap met de nodige redundantie. En waar de nodige metadata-kwaliteit en metadata-integratie vraagstukken zullen gaan ontstaan als we willen toewerken naar een integrale databoekhouding. Dit pleit voor een integrale metadata aanpak. Bij voorkeur op een geïntegreerd platform waar de data en de metadata zo dicht mogelijk bij elkaar integraal beschikbaar, bevraagbaar en toepasbaar zijn. 

Van data naar metadata

Het voeren van een databoekhouding is dus een normale gang van zaken, net zoals we het normaal vinden dat er een financiële boekhouding wordt gevoerd. Zodat er op basis van de boekhouding verantwoording kan worden afgelegd. Metadata vormt het fundament voor duurzame Data Management en Data Governance initiatieven.

Van de data professional-van-de-toekomst zullen er steeds vaker skills op het metavlak en minder op het technische vlak worden gevraagd. Mijn advies aan alle “data-professionals-van-nu” is daarom: Weest voorbereid!

Denny de Jonge
Data Architect

Deel dit met uw volgers