Vragen en antwoorden over data

De noodzaak van metadata

Bijna elke organisatie wil tegenwoordig meer waarde uit hun data halen en een (meer) datagedreven organisatie worden. Daarvoor moet je best wat regelen in de organisatie, maar daar gaan we een andere keer verder op in. In deze blog wil ik graag de aandacht vestigen op hetgeen die waarde dan moet opleveren; de DATA.

Vragen

• Wat weten we eigenlijk van de data binnen de organisatie?
• Waarom hebben we de data?
• Over wie en van wie is de data?
• En wie is ervoor verantwoordelijk?
• Wat doen we er nu al mee?
• In welke vorm hebben we de data?
• Hoe lang mogen we de data bewaren?

Dit is slechts een kleine greep uit de diverse vragen die we moeten stellen over al die data die beschikbaar is binnen een organisatie. Antwoorden op deze vragen vertellen ons iets over de data. Daarmee vormen ze de zogenaamde metadata. Metadata helpt ons beter te begrijpen met wat voor data we werken en dus hoe waarde uit die data het beste gecreëerd kan worden.

Mogelijkheden

Het creëren van meer waarde uit de beschikbare data met nieuwe toepassingen klinkt erg aanlokkelijk. Het is iets waar goede metadata aan bij kan dragen. Wanneer je inzichtelijk hebt wat er precies beschikbaar is aan data, is het ontwikkelen van nieuwe toepassingen eenvoudiger. Tegelijkertijd zorgt goede metadata er ook voor dat je beter kunt bepalen waar de gegevens oorspronkelijk voor verzameld zijn en of er voldoende doelbinding is om de data te mogen gebruiken voor nieuwe toepassingen.

Het vastleggen van goede metadata – dus welke data is er en waarvoor worden deze gebruikt – zorgt er ook voor dat de organisatie in staat is om de juiste informatie te verstrekken aan betrokkenen. Daarmee wordt de organisatie transparanter en kun je beter aan de privacy-vereisten voldoen.

Goede metadata maken dus veel mogelijk binnen een organisatie. Niet alleen om meer waarde te creëren met nieuwe toepassingen van de beschikbare data, maar ook door de risico’s van (het werken met) data beter te kunnen beheersen.

Antwoorden

Metadata zijn overal verspreid door de organisatie aanwezig, veelal in de hoofden van mensen. Van één set aan data vaak zelfs verdeeld over meerdere personen, waardoor een compleet beeld over de data pas ontstaat wanneer we al deze mensen bevraagd hebben. Dat is nogal omslachtig. Een mogelijke oplossing daarvoor is een systeem waarin we de antwoorden op al onze vragen kunnen vastleggen. Vroeger gebruikten we daar steekkaarten voor, tegenwoordig doen we dat moderner, met een data catalogus. Maar nog steeds doen we dat met hetzelfde doel; antwoorden op onze vragen over data vastleggen en doorzoekbaar maken.

In een volgende blog zal mijn collega Glenn Schuurman meer antwoorden geven over wat een data catalogus is en welke vragen je moet stellen als je er één zoekt.

Bas Rekveldt
Privacy Officer & Business Analytics Consultant

Deel dit met uw volgers