(Data)strategie, richting én resultaat

Zonder richting geen succes, zonder uitvoering geen resultaat

Mijn collega Florian schreef een blog met de titel ‘informatie is dood, lang leve data’. Voor degene die de blog van Florian hebben gemist, die vind je hier. Florian betoogt dat veel consultants worden ingehuurd om een dashboard te maken of om data aan elkaar te knopen voor een snelle vraag. Vaak een ‘point solution’. Er wordt niet echt nagedacht over welke data en informatie er nu echt nodig is om waarde te creëren voor de gehele organisatie.

Daar kan ik het natuurlijk niet mee oneens zijn. Ik kom een dergelijke situatie vaak tegen, er zijn voor de bouwers van informatieproducten en de Data Engineers dan vaak maar 3 mogelijkheden:

• Erachter komen wat de vraag achter de vraag is;
• Gewoon maar gaan bouwen omdat mogelijkheid 1 compleet onmogelijk lijkt;
• Hard weglopen.

Het blijkt vaak lastig om te ontrafelen wat de vraag achter de vraag is (een prachtig onderwerp voor een volgend blogje). Dus zien we in de praktijk dat er vaak voor optie 2 of 3 wordt gekozen als er weer een vraag is voor het bouwen van een rapport of ondersteuning op data-analyse vlak. En, een uitzondering daargelaten, resulteert dit bijna altijd in hetzelfde: een flinke puinhoop met een wildgroei aan data, bronnen, rapportages. En een hoop onduidelijkheid over waarvoor en voor wie welke rapportage nu bedoeld is. Van goede sturing met informatie lijkt in ieder geval weinig sprake. Zo zonde!

De andere kant zien we ook: organisaties hebben een strategie (en in sommige gevallen zelfs een doorvertaling naar een datastrategie), maar de operationalisatie daarvan komt niet van de grond. Hierdoor wordt het een prachtige papieren tijger zonder dat er enige energie en richting op de werkvloer ontstaat. 

Natuurlijk zijn er diverse zaken in de afgelopen jaren bedacht om dit probleem aan te pakken. Er zijn werkwijzen, methodes, en hele bedrijven die hun brood verdienen met het oplossen (of onbewust in stand houden) van dit probleem. Business Process Management (BPM), Balanced scorecard, noem het maar op… Maar toch is het nog steeds aan de orde van de dag.  

De top-down bottom-up aanpak

Een paar jaar geleden moest ik dit probleem voor een organisatie duiden. En uitleggen waarom dit zo was, en wat eraan gedaan moest worden. Ik maakte op dat moment, zoals een trouwe consultant dat doet, een mooie PowerPoint met praatplaten en vergezichten. In deze PowerPoint zat echter 1 sheet die ik eigenlijk niet durfde te laten zien, omdat het een nogal kitscherig plaatje was. Zie hieronder.

Nu moet je weten dat ik mezelf niet al te serieus neem (er mag echt veel meer gelachen worden!), dus uiteindelijk kwam het plaatje, inmiddels voorzien van de titel ‘De verbindende top-down bottom-up aanpak’, toch in de presentatie.

Maar wat wil(de) ik nou met dit plaatje zeggen? Dat is dat je zonder datastrategie gedoemd bent te mislukken op je ‘queste’ naar beslissingsondersteuning door data. ‘Maar echt’, zou mijn dochter zeggen.[Voor de volledigheid: Een datastrategie is een gestructureerd plan dat richting geeft aan verzamelen, beheren en benutten van data met als doel het daarmee behalen van organisatiedoelen.]

Maar terug op koers: Zonder richting geen succes. Misschien een succesje hier en daar, maar geloof me, op termijn een puinhoop. Dus: Zorg voor een goede datastrategie! Top-down, regel het! Vraag ernaar, roep het om je heen. Maak het tastbaar!

Om dit tastbaar te maken ontwikkelden we binnen Scamander een pragmatisch datastrategie framework. Geen ingewikkelde aanpak, maar een goed uit te leggen raamwerk voor de invulling van je bedrijfsstrategie op het gebied van data. Een begrijpelijk overzicht met de belangrijkste onderdelen die elke organisatie zou moet invullen voor een datastrategie. Geen lange trajecten om tot strategie te komen, maar starten met een spelletje (Datapoly) om binnen een workshop of 3 à 4 te komen tot een gedragen datastrategie. MET diverse use cases om deze strategie te operationaliseren.

Daarnaast is het zaak inzicht te krijgen welke informatie nodig is om de organisatiedoelen te bereiken. We maken hiervoor gebruik van de iPM Methode® (Integraal Performance Management Methode) zoals beschreven in het boek KPI’s die wél werken, van schrijver en oprichter Peter Geelen van iPM Partners. Met deze methode kun je het strategische besturingsmodel van je organisatie in beeld brengen. Met de strategie en de bedrijfsprocessen (ook wel klantketens) maak je een indicatorboom (of KPI boom). Zo wordt bizar goed duidelijk welke informatie nodig is om inzicht te krijgen in de realisatie van bedrijfsdoelen. [In het kort: Bij een indicatorboom definieer je KPI’s op de bedrijfsstrategie, op het primaire proces en op de daaronder liggende werkprocessen en relateer je deze aan elkaar. Je kunt zo snel zien welke processen en welke stappen in het proces direct bijdragen aan de resultaten van bovenliggende processen en daar weer bovenliggend strategische doelen.]

Verbinden

Allemaal prachtig natuurlijk, maar nu de open deur: Start of ga door met de initiatieven waarvan op de werkvloer al (lang) bekend is dat ze belangrijk zijn en moeten gebeuren. Iedere data discipel kent deze initiatieven: het verbeteren van kwaliteit, het door een wasmachine trekken van data om ze bruikbaar te krijgen, het aan elkaar knopen van systemen, het maken van inzichten, enzovoorts.

De Blog van Florian ging over het veelvoud van initiatieven die er zijn en worden gevraagd. Ons advies: koppel deze initiatieven aan de datastrategie, en relateer de informatie aan de indicatorboom. Waarom? Wanneer je de datastrategie hebt gedefinieerd en een indicatorboom hebt gemaakt, kun je zo aanwijzen waarom het initiatief waar je mee bezig bent van (strategisch) belang is. Dan snijdt het mes in ieder geval aan twee kanten:

• Je hebt je (data) strategie geoperationaliseerd, je beweegt richting je doel!
• Je maakt initiatieven (die eerder in de luwte van de organisatie sneuvelden) ineens belangrijk en de mensen die er mee bezig zijn voegen waarde toe aan de organisatie!

En, misschien snijdt het mes dan nog wel aan een 3e kant:
Met het uitvoeren van die initiatieven kom je diverse mensen tegen die een rol hebben in het goed en betrouwbaar krijgen van data. Wat nou als je die activiteiten eens opschrijft en de rol expliciet maakt in het kader van het beheren van data? Zo bouw je ook nog eens aan het fundament van je Data Governance. Een mooi onderwerp voor een volgende blog!

Voor nu: Als je daadwerkelijk waarde uit data wilt halen, kies dan voor een verbindende top-down bottom-up aanpak. Want: Zonder richting geen succes, zonder uitvoering geen resultaat. Doe beide.

Rob Goossens
Adviseur Data Management

Deel dit met uw volgers