Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Post Type Selectors
dslc_downloads
events_agenda
klanten
dslc_projects
vacature
EME Van data naar waarde

Expert meets Expert ‘Van data naar waarde’

  • 20 september 2019

Waarde halen uit data. Dat klinkt zo logisch. Maar het is vaak nog best lastig. Niet in de laatste plaats omdat het een uitdaging is om te bepalen wat die waarde dan precies is. Het begint allemaal bij de droom van de organisatie en wat je moet doen om die droom te verwezenlijken. Aan de hand van Key Performance Indicatoren (KPI’s) kun je dan meten of dat goed gaat. Maar hoe zorg je ervoor dat deze KPI’s werken en echt aansluiten bij wat de organisatie wil bereiken? Het doel van deze bijeenkomst was het delen van kennis over hoe je dit kunt aanpakken.

Op 5 november 2019 trapt Rob Goossens, Data 2 Value Consultant bij Scamander, de sessie om 16.00 uur af. Hij legt uit dat het voor Scamander, als reisbegeleider van data naar waarde, essentieel is om helder te hebben wat de doelen, dromen en bijbehorende KPI’s van onze klanten zijn. Alleen dan kan data omgezet worden in waarde. Wij inspireren onze klanten graag om hiermee aan de slag te gaan. Daarom is gastspreker Robert Bukkems van iPM uitgenodigd voor een sessie over het definiëren van KPI’s die écht werken.

Hoe bereik je eigenlijk (bedrijfs)doelen?

Robert Bukkems startte met een voorbeeld van een voetbalteam. Een voetbalteam heeft een tactiek. Die tactiek draagt bij aan het bereiken van de droom van het team, bijvoorbeeld kampioen worden. Het team moeten samenwerken om dit voor elkaar te krijgen. Hoe richt je dat in? Na het voorbeeld stelt hij de deelnemers een drietal vragen en vraagt ze om hier eens 5 minuten over te discussiëren, in vier verschillende groepen:

  • Werken KPI’s in jouw organisatie wel?
  • Wat is daarbij de grootste uitdaging?
  • Wat zijn de gemene delers die jullie constateren?

De discussie leverde interessante inzichten op, zoals: Er gebeurt nog veel op onderbuikgevoel. Er zijn vaak alleen financiële KPI’s. Operationele KPI’s werken goed, maar het vertalen hiervan naar bestuursniveau gebeurt vaak niet of is moeilijk. Er zijn dashboards waar van alles bij elkaar komt, maar het is niet duidelijk wat men daar nou aan heeft. Eenduidig begrip van KPI’s is lastig, elke persoon heeft zijn eigen interpretatie. Een uitdaging die de meeste deelnemers constateerden was het zorgen voor verbinding van je eigen werkzaamheden met het doel van de organisatie én het zichtbaar maken van die bijdrage bij het bestuur.

De iPM aanpak

De sessie ging verder met een uitleg over de iPM aanpak. Elke organisatie heeft een droom of bestaansrecht. Organisaties hebben ook een strategie, vaak vormgegeven in een missie, visie en een (vijf)jarenplan. Hierin wordt omschreven wat er moet gebeuren om de bedrijfsdroom waar te maken. Deze strategie wordt functioneel naar elke afdeling in de organisatie vertaald met KPI’s. Elke afdeling krijgt daarbij zijn eigen KPI’s. Het resultaat hiervan is in veel gevallen dat er in eilandjes wordt gedacht omdat elke afdeling zich richt op het bereiken van het eigen resultaat.

Daarom helpt iPM klanten op een andere manier naar het voortbrengingsproces te kijken. Dit doe je door ‘klantketens’ te definiëren: van de vraag van de klant tot aan het leveren van het product of de dienst aan die klant. Dit is een hoger liggend doel waar de hele organisatie aan werkt. Je omschrijft het hele proces dat de klant moet doorlopen in de organisatie. Je kunt zo bepalen wat elke stap in het proces, en dus ook elke persoon in de organisatie, bijdraagt aan het succes. Het grootste verbeterpotentieel in bedrijfsprocessen zit in de overdrachtsmomenten tussen verschillende afdelingen en teams. Door de klantketen centraal te stellen creëer je automatisch de noodzaak en welwillendheid om samen te werken, over de afdelingen heen. Robert laat aan de hand van een concreet voorbeeld zien, hoe je dit kunt uitwerken. Het is hierbij belangrijk dat er gestuurd wordt op zowel kwaliteit als productiviteit als tijdigheid.

Gamification

Na alle theorie en het concrete voorbeeld, was het tijd voor een interactieve oefening. In twee groepen gingen de deelnemers aan de slag met het 9 ballen spel. Samenwerking, sturing en continue verbetering staan centraal bij deze game. Er moeten 9 ballen zo snel als mogelijk van A naar B worden gebracht, maar er moet voldaan worden aan een aantal strenge spelregels. Deze reis van de 9 ballen staat in deze game synoniem voor de klantketen in een organisatie. Er werd gespeeld in 3 rondes, waarbij tussen de rondes gewerkt kon worden aan het verbeteren van het proces. Vol enthousiasme gingen de teams aan de slag, waarbij het lukte om ‘de klantketen’ in elke ronde sneller te doorlopen.

Een KPI-boom maken

Met wat eten en drinken achter de kiezen, zijn de deelnemers vervolgens in 4 groepen aan de slag gegaan met een opdracht. Voor een fictieve firma, waarvoor 4 verschillende klantketens waren gedefinieerd, moest een KPI-boom worden gemaakt. De KPI’s moesten worden uitgewerkt op 3 niveaus: Strategie/organisatiedroom, de klantketens en de ondersteunende processen, zoals IT/HR/Facilities & Marketing. Ook werd meegegeven dat er een balans gevonden diende te worden tussen de klantwaarde, zoals goede prijs-kwaliteit verhouding en snelle service, en de interne waarde, zoals hoge productiviteit en optimale cashflow. Na 45 minuten flink zwoegen, waarbij kopjes koffie ondersteuning boden, konden alle 4 de teams een goed gevulde KPI-boom presenteren. Elke team lichtte toe hoe ze te werk waren gegaan en waarom er voor de gedefinieerde KPI’s was gekozen.

Wrap-up

Ter afsluiting van de sessie werden de ervaringen en bevindingen besproken. Zo bleek het toch best lastig om KPI’s in detail uit te werken, ook al snap je het doel en de essentie ervan. Ter motivatie benadrukte Robert Bukkems dat de deelnemers een hele presentatie hebben geleverd. Want in minder dan een uur tijd is er in de teams veel duidelijk geworden over hoe je als team en individu kunt bijdragen aan het resultaat van een organisatie. Daarbij is het daadwerkelijk in gesprek gaan met elkaar het grootste goed. Hierdoor ontstaat het inzicht en de continue verbetering. Als laatste gaf hij mee dat de ondersteunende processen in een organisatie eigenlijk heel primair zijn. We onderschatten vaak wat voor waarde die toevoegen aan de klantketen en de waarde voor de klant én de organisatie.

Het was voor alle aanwezigen een leerzame en vooral ook leuke avond waarover tijdens de afsluitende borrel nog flink werd doorgepraat.

Deel dit met uw volgers

Waarde halen uit data. Dat klinkt zo logisch. Maar het is vaak nog best lastig. Niet in de laatste plaats omdat het een uitdaging is om te bepalen wat die waarde dan precies is. Het begint allemaal bij de droom van de organisatie en wat je moet doen om die droom te verwezenlijken. Aan de hand van Key Performance Indicatoren (KPI’s) kun je dan meten of dat goed gaat. Maar hoe zorg je ervoor dat deze KPI’s werken en echt aansluiten bij wat de organisatie wil bereiken? Het doel van deze bijeenkomst was het delen van kennis over hoe je dit kunt aanpakken.

Op 5 november 2019 trapt Rob Goossens, Data 2 Value Consultant bij Scamander, de sessie om 16.00 uur af. Hij legt uit dat het voor Scamander, als reisbegeleider van data naar waarde, essentieel is om helder te hebben wat de doelen, dromen en bijbehorende KPI’s van onze klanten zijn. Alleen dan kan data omgezet worden in waarde. Wij inspireren onze klanten graag om hiermee aan de slag te gaan. Daarom is gastspreker Robert Bukkems van iPM uitgenodigd voor een sessie over het definiëren van KPI’s die écht werken.

Hoe bereik je eigenlijk (bedrijfs)doelen?

Robert Bukkems startte met een voorbeeld van een voetbalteam. Een voetbalteam heeft een tactiek. Die tactiek draagt bij aan het bereiken van de droom van het team, bijvoorbeeld kampioen worden. Het team moeten samenwerken om dit voor elkaar te krijgen. Hoe richt je dat in? Na het voorbeeld stelt hij de deelnemers een drietal vragen en vraagt ze om hier eens 5 minuten over te discussiëren, in vier verschillende groepen:

  • Werken KPI’s in jouw organisatie wel?
  • Wat is daarbij de grootste uitdaging?
  • Wat zijn de gemene delers die jullie constateren?

De discussie leverde interessante inzichten op, zoals: Er gebeurt nog veel op onderbuikgevoel. Er zijn vaak alleen financiële KPI’s. Operationele KPI’s werken goed, maar het vertalen hiervan naar bestuursniveau gebeurt vaak niet of is moeilijk. Er zijn dashboards waar van alles bij elkaar komt, maar het is niet duidelijk wat men daar nou aan heeft. Eenduidig begrip van KPI’s is lastig, elke persoon heeft zijn eigen interpretatie. Een uitdaging die de meeste deelnemers constateerden was het zorgen voor verbinding van je eigen werkzaamheden met het doel van de organisatie én het zichtbaar maken van die bijdrage bij het bestuur.

De iPM aanpak

De sessie ging verder met een uitleg over de iPM aanpak. Elke organisatie heeft een droom of bestaansrecht. Organisaties hebben ook een strategie, vaak vormgegeven in een missie, visie en een (vijf)jarenplan. Hierin wordt omschreven wat er moet gebeuren om de bedrijfsdroom waar te maken. Deze strategie wordt functioneel naar elke afdeling in de organisatie vertaald met KPI’s. Elke afdeling krijgt daarbij zijn eigen KPI’s. Het resultaat hiervan is in veel gevallen dat er in eilandjes wordt gedacht omdat elke afdeling zich richt op het bereiken van het eigen resultaat.

Daarom helpt iPM klanten op een andere manier naar het voortbrengingsproces te kijken. Dit doe je door ‘klantketens’ te definiëren: van de vraag van de klant tot aan het leveren van het product of de dienst aan die klant. Dit is een hoger liggend doel waar de hele organisatie aan werkt. Je omschrijft het hele proces dat de klant moet doorlopen in de organisatie. Je kunt zo bepalen wat elke stap in het proces, en dus ook elke persoon in de organisatie, bijdraagt aan het succes. Het grootste verbeterpotentieel in bedrijfsprocessen zit in de overdrachtsmomenten tussen verschillende afdelingen en teams. Door de klantketen centraal te stellen creëer je automatisch de noodzaak en welwillendheid om samen te werken, over de afdelingen heen. Robert laat aan de hand van een concreet voorbeeld zien, hoe je dit kunt uitwerken. Het is hierbij belangrijk dat er gestuurd wordt op zowel kwaliteit als productiviteit als tijdigheid.

Gamification

Na alle theorie en het concrete voorbeeld, was het tijd voor een interactieve oefening. In twee groepen gingen de deelnemers aan de slag met het 9 ballen spel. Samenwerking, sturing en continue verbetering staan centraal bij deze game. Er moeten 9 ballen zo snel als mogelijk van A naar B worden gebracht, maar er moet voldaan worden aan een aantal strenge spelregels. Deze reis van de 9 ballen staat in deze game synoniem voor de klantketen in een organisatie. Er werd gespeeld in 3 rondes, waarbij tussen de rondes gewerkt kon worden aan het verbeteren van het proces. Vol enthousiasme gingen de teams aan de slag, waarbij het lukte om ‘de klantketen’ in elke ronde sneller te doorlopen.

Een KPI-boom maken

Met wat eten en drinken achter de kiezen, zijn de deelnemers vervolgens in 4 groepen aan de slag gegaan met een opdracht. Voor een fictieve firma, waarvoor 4 verschillende klantketens waren gedefinieerd, moest een KPI-boom worden gemaakt. De KPI’s moesten worden uitgewerkt op 3 niveaus: Strategie/organisatiedroom, de klantketens en de ondersteunende processen, zoals IT/HR/Facilities & Marketing. Ook werd meegegeven dat er een balans gevonden diende te worden tussen de klantwaarde, zoals goede prijs-kwaliteit verhouding en snelle service, en de interne waarde, zoals hoge productiviteit en optimale cashflow. Na 45 minuten flink zwoegen, waarbij kopjes koffie ondersteuning boden, konden alle 4 de teams een goed gevulde KPI-boom presenteren. Elke team lichtte toe hoe ze te werk waren gegaan en waarom er voor de gedefinieerde KPI’s was gekozen.

Wrap-up

Ter afsluiting van de sessie werden de ervaringen en bevindingen besproken. Zo bleek het toch best lastig om KPI’s in detail uit te werken, ook al snap je het doel en de essentie ervan. Ter motivatie benadrukte Robert Bukkems dat de deelnemers een hele presentatie hebben geleverd. Want in minder dan een uur tijd is er in de teams veel duidelijk geworden over hoe je als team en individu kunt bijdragen aan het resultaat van een organisatie. Daarbij is het daadwerkelijk in gesprek gaan met elkaar het grootste goed. Hierdoor ontstaat het inzicht en de continue verbetering. Als laatste gaf hij mee dat de ondersteunende processen in een organisatie eigenlijk heel primair zijn. We onderschatten vaak wat voor waarde die toevoegen aan de klantketen en de waarde voor de klant én de organisatie.

Het was voor alle aanwezigen een leerzame en vooral ook leuke avond waarover tijdens de afsluitende borrel nog flink werd doorgepraat.