Hard tegen hard in Datapoly™

Hoe een ogenschijnlijk onschuldig bordspel diepliggende frustraties naar de oppervlakte kan brengen.

Regelmatig spelen wij met klanten onze zelfontwikkelde Monopoly spin-off: Datapoly™. Door de jaren heen zijn verschillende versies van het spel uitgebracht, om het voor klanten mogelijk te maken de vragen concreet te relateren aan casussen binnen de hun organisatie.

Voor een Data Managementproject is nu een concept editie van Datapoly ontwikkeld voor een datagedreven overheidsorganisatie, zodat ze het spel in relevante context kunnen spelen. De kick-off hiervan vond afgelopen 30 en 31 oktober plaats, met het team Databeheer.

Het spel is een mooie kans is om de dag te breken en als collega’s onder elkaar even uit de werksleur te stappen. Het onderliggende doel is echter nog belangrijker: met gerichte vragen discussies op gang brengen over relevante onderwerpen. Op beide dagen is dit gelukt. Waar in eerste instantie nog wat scepsis bestond bij deelnemers, werden de discussies al snel scherper – tot op het punt dat de legitimiteit van een gehele afdeling in twijfel werd getrokken. Een heftige uitspraak, maar zeer relevant om te ondervinden welk sentiment er bij afdelingen leeft. De discussies werden in goede banen geleid door quizmasters Rob Goossens en Ronald Kok, die als geen ander de vinger op de zere plek weten te leggen.

Dag 1 – Dieper ingaan op uitdagingen

Van tevoren werden de deelnemers gevraagd alvast na te denken over een relevante casus binnen hun afdeling die tijdens het spel behandeld kon worden. Op dag één werd dit het feit dat de deelnemers het als lastig ervaren om relatief simpele data uit een van de databronnen te krijgen. Dit belemmert efficiënt werken, en roept tegelijkertijd de vraag op of de prioriteiten wel goed verdeeld zijn binnen de organisatie. Op de vraag hoe en in welke vorm een Data Strategie hieraan zou kunnen bijdragen werd geantwoord:

“Momenteel is de databron een weg met veel afslagen, en geen borden. Ik wil richting hebben: welke afslag moet ik nemen in dit doolhof?”

Feedback over de eerste sessie was dat het spel leuke discussies oplevert, die onderling op de afdeling ook wel eens plaatsvinden – maar in minder uitgebreide vorm. Een sessie als deze is dan een uitgelezen kans om dieper in te gaan op uitdagingen die normaliter alleen oppervlakkig worden besproken.

Dag 2 – Discrepantie tussen feitelijke en registratiewerkelijkheid

Op dag twee stond de vraag centraal hoe de discrepantie tussen de feitelijke en de registratiewerkelijkheid kan worden overbrugd. Wat is hiervoor nodig? Tijdens het spel werd de kritische vraag gesteld of het budget momenteel goed wordt besteed. De deelnemers hadden de indruk dat dit voornamelijk aan de ICT-afdeling wordt opgemaakt en dat ze er als Databeheer weinig van kunnen profiteren.

Volgens het team liggen er in het bedrijf kansen om de processen efficiënter te maken, maar worden deze momenteel niet gegrepen. Hierover is onbegrip. Zou het bijvoorbeeld niet logisch zijn om in de processen gebruik te maken van de bronhouders? Waarom gebeurt dit niet? De onomwonden conclusie van het team zelf luidt: het is tijd dat er knopen worden doorgehakt.

Frisse blik

Sessies als deze zijn leuk en confronterend tegelijkertijd. Tijdens beide dagen werd duidelijk dat ontluikende frustraties leiden tot emoties en spanningen. Problematiek die al langer speelde kon nu in een veilige omgeving aan de kaak worden gesteld en besproken. Door de rollen die de deelnemers tijdens het spel kregen werd de mogelijkheid geboden de situatie met een frisse blik en door een objectieve bril te bekijken. Dit leverde rake discussies op die tot vruchtbare informatie kunnen leiden – de feedback van de deelnemers sloot hierop aan. Zij gaven aan de discussies binnen hun afdeling voort te zullen zetten, en het spel vaker te willen spelen. Een conclusie waar wij heel tevreden mee zijn!

Deel dit met uw volgers